1. PURPOSE
This policy applies to all survey research that would utilize Community College of Qatar (CCQ) community of students, faculty, and staff that is not directly conducted by the Office of Institutional Effectiveness or the Internal Student Research Program through the Office of Scientific and Academic Research (OSAR). This policy is aimed at ensuring that surveys administered to the CCQ community are well structured, organized and respect participants’ privacy. This policy ensures that any research survey involving the CCQ community and resources is conducted to the highest ethical standards and does not interfere with CCQ operations.

2. SURVEY METHODS
Surveys can be divided in two categories: questionnaires and interviews. Questionnaires can be individually administered using paper-and-pencil or online instruments or group administered, in which a sample of respondents is brought together and asked to respond to a structured sequence of questions.
Interviews can be classified as personal interviews, telephone interviews, email interviews, or focus group interviews that use structured or unstructured series of questions.

3. CATEGORIES OF SURVEY ADMINISTRATORS
Internal and external survey administrators requiring official approval before conducting surveys are organized into four categories:

Category 1: Members of the college community (faculty/staff/students) seeking to evaluate opinions and behaviors of other college community members as part of CCQ-assigned course work or teaching.
Category 2: Members of the college community (faculty/staff/students) seeking to evaluate opinions and behaviors of other college community members to inform and influence college curriculum, programs, and operations.
Category 3: Members of the college community (faculty/staff/students) seeking to collect information related to the CCQ community or operations as part of a formal scholarly research project such as a course assignment, thesis, dissertation, national or international research grant, or publication.
Category 4: External individuals/organizations seeking to collect information related to the CCQ community or operations as part of a formal research project such as course assignment, thesis, dissertation, national or international research grant, or publication.
Exempted Categories: 1) Faculty who use surveys as action research to inform and improve their classroom teaching or instruction (“wash-back”); 2) Internal or external training or professional development workshop evaluations where participants’ views on the efficacy of training activities are collected; and 3) Qatari government-administered surveys.

4. REQUEST TO CONDUCT SURVEYS
Prior to selecting participants or collecting data at CCQ, an internal or external individual, group, or organization (except government agencies) must submit a Survey Application Form. The application will be evaluated by Head of Institutional Effectiveness. The approval process depends on the purpose of the survey, the relationship between survey administrators and participants, and whether the research benefits the college. The request for conducting surveys should be submitted at least two weeks prior to the proposed administering start date. Requesters will be notified of the final decision within seven days of sending their requests.

4.1 PROCEDURE FOR OBTAINING PERMISSION TO GAIN ACCESS AND ADMINISTER SURVEYS BY ALL CATEGORIES
For all above mentioned 4 categories under CATEGORIES OF SURVEY ADMINISTRATORS, the following information and materials must be provided to the OIE through the Survey Application Form:

• Name of organization (CCQ or not CCQ)
• Name of lead investigator
• Institutional Review Board (IRB) approval number or exemption (if available)
• Research grant institution contact details (if available)
• Survey purpose and objectives
• Proposed dates of survey administration
• Desired target population
• Means of recruiting, selecting, and contacting population
• Means of data collection
• Assurance that participants are not identified in presentations and publications
• Copy of the survey
• Copy of the consent form if the data will be published
• Future use of collected information
• Agreement to provide a copy of the final report

As for members of the college community (faculty/staff/students), under Category 1, seeking to evaluate opinions and behaviors of other college community members as part of CCQ-assigned course work or teaching:
• Survey research conducted by students to satisfy CCQ course requirements, should be approved by the faculty member teaching the course. The faculty member is responsible for notifying OIE of the survey administration dates in order to ensure that the survey does not conflict with OIE survey activities and college operations.

4.2 PROCEDURE FOR REQUEST FOR SURVEY APPROVAL THROUGH THE OFFICE OF INSTITUTIONAL EFFECTIVENESS:

• CCQ supports academic research and will make every reasonable attempt to accommodate requests by all categories and in accordance to CCQ policy and Qatari law.
• The Head of OIE will review the request and will determine if the requester(s) may be granted access to the CCQ community.
• The Head of OIE will consult with the President for final approval.
• If access to the CCQ community is approved, the Head of OIE will inform the requesting individual/organization and forward the documentation to the Institutional Research section for coordination.
• If access to the CCQ community is denied, the Head of OIE will inform the requesting individual/organization with the stated reasons.

5. RESPONSIBILITY OF SURVEY ADMINISTRATOR
• All college survey results (raw data or summary) must be submitted to the Office Institutional Effectiveness. The name and contact information for the lead investigator must accompany the results. When submitting survey results, survey administrators are responsible for protecting the anonymity of respondents in any report(s).
• Additionally, by accepting the approval to administer the survey, individuals understand and acknowledge that they will have an obligation to use data compiled ethically and responsibly, ensuring that data is not redistributed to parties inside or outside the college community, unless clearly detailed when requesting survey approval or with prior CCQ consent and knowledge.

6. RESTRICTIONS TO COLLEGE COMMUNITY ACCESS

• CCQ will not provide financial resources (aside from OSAR) to administer surveys by all categories.
• Class time will be not used for external research activities such as focus group interviews or questionnaires. The administration of such surveys must be conducted outside of classroom time as coordinated by OIE-IR and the faculty member.
• CCQ will not solicit or advocate participation on behalf of a researcher or research organization aside from those that are government-administered.
• CCQ community email distribution lists will not be provided to external researchers; therefore, the survey instrument must be provided to OIE through the Survey Application Form for OIE distribution to the participant community.
• The use of CCQ social media accounts or soliciting community members for participation through social media is prohibited.
• No photos or pictures of CCQ community participants are allowed without the participants’ and OIE approval.
• Any research activity that contradicts Qatari laws on human subject research, privacy, defamation, and cyber-security is prohibited.

7. All questions concerning survey policy and procedures and proposals may be submitted to the Office of Institutional Effectiveness at ccqsurveys@ccq.edu.qa

Policy Reference:
Qatar Research Department. 2009. Policies, Regulations, and Guidelines for Research Involving Human Subjects. Doha, Qatar: Qatar Supreme Council on Health.

1. الغرض:

تنطبق هذه السياسة على جميع الأبحاث المسحية، التي تستعين بطلاب وأعضاء هيئة تدريس وموظفي كلية المجتمع في قطر، ولا يتم إجراؤها مباشرة من قبل مكتب الفاعلية المؤسسية أو برنامج أبحاث طلبة الكلية عن طريق مكتب البحث العلمي والأكاديمي. وتهدف هذه السياسة إلى ضمان أن الدراسات المسحية، التي تشمل كلية المجتمع في قطر، يتم إدارتها بشكل محكم وجيد التنظيم ويحترم خصوصية المشاركين. كما تضمن هذه السياسة أن تُجرى أي أبحاث مسحية، تشمل كلية المجتمع في قطر ومواردها، وفقًا لأعلى المعايير الأخلاقية وألا تعرقل سير العمل بكلية المجتمع في قطر.

2. أساليب الدراسات المسحية

يمكن تقسيم الدراسات المسحية إلى فئتين: الاستبيانات والمقابلات، حيث يمكن إجراء الاستبيانات بشكل فردي باستخدام الورقة والقلم أو عبر الانترنت، أو يمكن إجراؤها بشكل جماعي من خلال جمع عينة من المشاركين ويطلب منهم الرد على سلسلة من الأسئلة المنظمة.

ومن جهة أخرى، تصنف المقابلات كالتالي: مقابلات شخصية، ومقابلات عبر الهاتف، ومقابلات عبر البريد الالكتروني، ومقابلات مجموعات النقاش المركزة، التي تستخدم سلسلة من الأسئلة المنظمة وغير المنظمة.

3. فئات مسؤولي الدراسات المسحية

يتم تصنيف مسؤولي الدراسات المسحية الداخليين والخارجيين، ممن يلزمهم الحصول على موافقة رسمية قبل إجراء الدراسات المسحية، إلى أربع فئات:

الفئة الأولى: منتسبو الكلية (أعضاء هيئة التدريس/ الموظفون / الطلاب) الذين يسعون إلى تقييم آراء وسلوكيات أعضاء آخرين من منتسبي الكلية كجزء من المقررات الدراسية أو العملية التعليمية المحددة من قبل الكلية.

الفئة الثانية: منتسبو الكلية (أعضاء هيئة التدريس/ الموظفون / الطلاب) الذين يسعون إلى تقييم آراء وسلوكيات أعضاء آخرين من منتسبي الكلية للحصول على معلومات أو إجراء تغيير في المناهج والبرامج وعمليات تشغيل الكلية.

الفئة الثالثة: منتسبو الكلية (أعضاء هيئة التدريس/ الموظفون / الطلاب) الذين يسعون إلى جمع المعلومات المتعلقة بمنتسبي الكلية أو عمليات التشغيل بها، وذلك كجزء من مشروع بحث علمي رسمي مثل المهام الدراسية أو الأطروحات أو الرسائل العلمية أو منح الأبحاث الوطنية أو الدولية أو الإصدارات.

الفئة الرابعة: الأفراد أو المنظمات الخارجية التي تسعى لجمع المعلومات المتعلقة بمنتسبي الكلية أو عمليات التشغيل بها، وذلك كجزء من مشروع بحث علمي رسمي مثل المهام الدراسية أو الأطروحات أو الرسائل العلمية أو منح الأبحاث الوطنية أو الدولية أو الإصدارات.

الفئات المستثناة:

1) أعضاء هيئة التدريس الذين يستخدمون الدراسات المسحية كأبحاث عملية للحصول على معلومات أو تطوير طرق تدرسيهم ("الأثر الانعكاسي")
2) تقييمات التدريب الداخلي أو الخارجي أو تقييمات ورش عمل التطوير المهني التي يتم فيها جمع آراء المشاركين حول فاعلية الأنشطة التدريبة
3) الدراسات المسحية التي تجريها حكومة دولة قطر

4. طلب إجراء دراسات مسحية

يجب على الأفراد أو المجموعات أو المنظمات الداخلية أو الخارجية (باستثناء الهيئات الحكومية) تقديم طلب إجراء دراسة مسحية وذلك قبل اختيار المشاركين أو جمع البيانات من كلية المجتمع في قطر. ويتم تقييم الطلب من قبل رئيس مكتب الفاعلية المؤسسية، حيث تعتمد عملية الموافقة على الغرض من الدراسة المسحية، والعلاقة بين مسؤولي الدراسة المسحية والمشاركين فيها، ومدى فائدة الدراسة للكلية. ويجب تقديم طلب إجراء الدراسات المسحية قبل أسبوعين على الأقل من التاريخ المقترح لبدء الدراسة، ويتم إخطار طالبي إجراء الدراسة بالقرار النهائي في غضون سبعة أيام من إرسال طلباتهم.

1.4. الاجراءات المتبعة لحصول كافة الفئات على الموافقة وإجراء الدراسات المسحية

لجميع الفئات الأربعة المذكورة أعلاه ضمن " فئات مسؤولي الدراسات المسحية"، يتم تقديم المعلومات والمواد التالية إلى مكتب الفاعلية المؤسسية من خلال نموذج طلب إجراء دراسة مسحية:

• اسم المؤسسة (سواء كلية المجتمع في قطر أو غيرها)
• اسم الباحث الرئيسي
• رقم موافقة مجلس المراجعة المؤسسي أو الإعفاء منها (حال توافره)
• بيانات الاتصال الخاصة بمؤسسة المنح البحثية (حال توافرها)
• غرض الدراسة المسحية وأهدافها
• التواريخ المقترحة لبدء الدراسة المسحية
• الفئة المستهدفة
• وسائل اختيار الفئات المستهدفة والتواصل معهم
• وسائل جمع البيانات
• التأكيد على عدم الإفصاح عن هوية المشاركين في العروض التوضيحية والمنشورات
• نسخة من الدراسة المسحية
• نسخة من نموذج الموافقة في حال نشر البيانات
• الاستخدام المستقبلي للمعلومات المجمعة
• الموافقة على توفير نسخة من التقرير النهائي

وفيما يتعلق بالفئة الأولى من منتسبي الكلية (أعضاء هيئة التدريس/ الموظفون / الطلاب) الذين يسعون إلى تقييم آراء وسلوكيات أعضاء آخرين من منتسبي الكلية كجزء من المقررات الدراسية أو العملية التعليمية المحددة من قبل الكلية:

• يجب الموافقة على الأبحاث المسحية التي يجريها الطلاب لتلبية متطلبات المقرر الدراسي بكلية المجتمع في قطر من قبل عضو هيئة التدريس الذي يقوم بتدريس هذا المقرر، وتقع عليه المسؤولية في إخطار مكتب الفاعلية المؤسسية بتواريخ بدء الدراسة المسحية، وذلك لضمان عدم تعارض هذه الدراسات مع الأنشطة المسحية التي يجريها مكتب الفاعلية المؤسسية وكذلك سير العمل بالكلية.

2.4. إجراءات طلب الموافقة على الدراسة المسحية من خلال مكتب الفاعلية المؤسسية:
• تدعم كلية المجتمع في قطر البحث الأكاديمي وستبذل كل قصارى جهدها لتلبية الطلبات المقدمة من جميع الفئات بما يتماشى مع سياسات الكلية والقانون القطري.
• يقوم رئيس مكتب الفاعلية المؤسسية بمراجعة الطلب وتحديد إمكانية منح تصريح تنفيذ الدراسة المسحية في كلية المجتمع في قطر من عدمها.
• يتشاور رئيس مكتب الفاعلية المؤسسية مع رئيس الكلية للحصول على الموافقة النهائية.
• إذا تمت الموافقة على منح تصريح تنفيذ الدراسة المسحية في كلية المجتمع في قطر، يقوم رئيس مكتب الفاعلية المؤسسية بإبلاغ الشخص/المنظمة المقدم للطلب وإحالة الوثائق إلى قسم البحوث المؤسسية للتنسيق.
• إذا تم رفض طلب النفاذ إلى منتسبي كلية المجتمع في قطر، يقوم رئيس مكتب الفاعلية المؤسسية بإخطار الشخص/المنظمة المقدم للطلب بأسباب الرفض.
5. التزامات مسؤول الدراسة المسحية:
• يجب تقديم جميع نتائج الدراسة المسحية (البيانات الأولية أو الملخص) إلى مكتب الفاعلية المؤسسية. كما ينبغي إرفاق اسم وبيانات الاتصال الخاصة بالباحث الرئيسي مع النتائج. وعند إرسال نتائج الدراسة المسحية، يكون القائمون على الدراسة مسؤولين عن إخفاء هوية المشاركين من أي تقارير تصدر عن الدراسة.
• بالإضافة إلى ذلك، فإنه من خلال قبول الموافقة على إجراء الدراسة المسحية يدرك الأفراد ويقرون بأنهم ملزمون باستخدام البيانات المجمعة على نحو أخلاقي ومسؤول، علاوة على ضمان عدم إعادة توزيع البيانات أو مشاركتها مع الغير من داخل الكلية أو خارجها، ما لم يتم إيضاح ذلك بالتفصيل عند تقديم طلب الحصول على الموافقة بشأن الدراسة المسحية، أو الحصول على موافقة مسبقة من كلية المجتمع في قطر.

6. قيود النفاذ إلى منتسبي الكلية:
• لن تقوم كلية المجتمع في قطر بتوفير الموارد المالية (عدا مكتب البحث العلمي والأكاديمي) لإجراء دراسات مسحية من جميع الفئات.
• لن يتم استخدام الوقت المخصص للصفوف الدراسية في أنشطة الأبحاث الخارجية، مثل المقابلات الجماعية المركزة أو الاستبيانات. ويجب إجراء مثل هذه الدراسات المسحية خارج أوقات الدراسة بالتنسيق ما بين مكتب الفاعلية المؤسسية وعضو هيئة التدريس.
• لن تطلب كلية المجتمع في قطر أو تدعو للمشاركة في دراسات مسحية بالنيابة عن أي باحث أو أي منظمة بحثية، باستثناء البحوث التي تجريها الحكومة.
• لن يتم تقديم قوائم توزيع البريد الإلكتروني الخاصة بمنتسبي كلية المجتمع في قطر إلى الباحثين الخارجيين. لذا، فإنه يجب تقديم أداة الاستقصاء إلى مكتب الفاعلية المؤسسية من خلال نموذج طلب إجراء دراسة مسحية حتى يقوم المكتب بتوزيعها على المشاركين.
• يحظر استخدام حسابات كلية المجتمع في قطر على وسائل التواصل الاجتماعي أو حث أعضاء الكلية على المشاركة من خلال وسائل التواصل الاجتماعي.
• لا يُسمح بتصوير المشاركين من كلية المجتمع في قطر دون الحصول على موافقتهم وموافقة مكتب الفاعلية المؤسسية.
• يحظر أي نشاط بحثي يتعارض مع القوانين القطرية المتعلقة بالبحوث التي يتم إجراؤها على البشر، والخصوصية، والتشهير، والأمن الالكتروني.

7. تقدم كافة الاستفسارات بشأن سياسة إجراء الدراسات المسحية والإجراءات والاقتراحات ذات الصلة إلى مكتب الفاعلية المؤسسية عبر البريد الالكتروني: ccqsurveys@ccq.edu.qa

مرجع السياسة:
إدارة البحوث القطرية، 2009. "السياسات والأنظمة والمبادئ التوجيهية للبحوث التي يتم إجراؤها على البشر". الدوحة - قطر: المجلس الأعلى للصحة.